New ... was?

Die Definition von agil bedeutet, dass etwas oder jemand sehr beweglich und wendig ist. Also das Gegenteil von starr und unverrückbar. Der Vogel im Bild verlässt sich nicht starr auf den Ast auf dem er sitzt. Er weiß von seiner Stärke: Er kann jederzeit seine Flügel ausbreiten und flexibel seinen Standort wechseln. Übersetzt für Arbeitgeber heißt „agiles arbeiten“, dass sich dein Unternehmen schneller und flexibler an die verändernden Umstände anpassen kann.

Der Ursprung dieser Arbeitsmethode findet sich in der IT-Branche. Z.B. ist den Softwareentwicklern dieser Begriff seit Jahren bekannt. Im Jahr 2001 traf sich die Gruppe „Agile Alliance“ (Vertreter von Extreme Programming, SCRUM und DSDM). Das Ziel der Gruppe war, dass Unternehmen über flexible Arbeitsmethoden nachdenken und eventuell alte Methoden über Bord werfen. Das „Agile Manifest der Softwareentwicklung“ entstand: die wichtigste Ressource bleibt der Mensch! Die 12 ausgearbeiteten Grundsätze legen den Fokus auf Unternehmenswerte und deren Kultur. Alte und starre Denkweisen haben keinen Platz mehr. Inzwischen ist die Arbeitsmethode auch in anderen Branchen nicht mehr wegzudenken. Einzelne Bereiche wie Verwaltung, Einkauf, Sales & Marketing nehmen immer mehr agiles Arbeiten in ihren Strukturen auf.

Die sich schnell wandelnde Zeit, in der wir heute leben, erfordert eine hohe Effizienz und Reaktionsmöglichkeit. Dafür benötigt es für komplexe Situationen einer gewissen Flexibilität, welche der klassische „Top-Down-Ansatz“ nicht unbedingt gibt. Mitarbeiter mit mehr Verantwortung und großen Handlungsspielräumen zeigen bisher nicht genutzte Kreativitäts- und Innovationsmöglichkeiten. Entscheidungen werden schneller gefällt, dadurch ensteht ein erhöhtes Potential für Produktentwicklung und Arbeitsprozessoptimierungen. Außerdem wir die Kundenzufriedenheit gesteigert und am Ende auch die Wertschätzung der Mitarbeiter.

Es gibt verschiedene Methoden die Prinzipien des agilen Arbeitens konkret umzusetzen. Jeder Arbeitgeber muss für sich selbst entscheiden, welche passend für sein Unternehmen ist. Das bei uns bekannteste ist wohl:

SCRUM: Mitarbeiter haben festgelegte Rollen. Sie arbeiten in Phasen von 2-4 Wochen an ihrem Projekt. Regelmäßig wird der Stand der Dinge besprochen, das Projekt hinterfragt und evtl. Verbesserungen vorgenommen. Dazu gibt es einen Scrum Master, welcher dafür sorgt, dass nach den vorgegebenen Regeln gehandelt wird. Der Product Owner behält hingegen die Wünsche des Auftraggeber im Fokus.

Weitere Methoden, welche u.a. im Mix eine Hilfe für die Umsetzung zur eigenen agilen Arbeitsstruktur, sind:

KANBAN: Hier steht die Visualisierung der Arbeitsweise im Mittelpunkt. Diese Methode ist für Teams oder auch als Einzelperson zur Strukturierung verschiedener Projekte gut geeignet, in dem man einzelne Schritte z.B. auf einer Tafel/Pinnwand ausarbeitet.
DESIGN THINKING: Wie der Name schon verlauten mag orientiert sich diese Methode an Designern. Zur Entwicklung neuer Produkte basiert diese Methode darauf, dass Lösungen einfacher gefunden werden, wenn Menschen aus unterschiedlichen Gebieten zusammenarbeiten.
HOLOKRATIE: Basierend auf der Methode nach Vorbild des US-Software-Unternehmers Brian Robertson arbeiten weltweit ca. 50 Organisationen. Es gibt keine Hierarchie, sondern Regeln damit Mitarbeiter in „taktischen Sitzungen“ ihre Ziele und Spannungen klären können.
OPEN FRIDAYS: Nicht zu verwechseln mit den Casual Fridays, welche sich hauptsächlich auf die Kleidung beziehen. Die sogenannten offenen Freitage, werden für Sitzungen zwischen mehreren Abteilungen des Unternehmens genutzt, um das Wissen zwischen Personen zu teilen, Probleme zu lösen, die sonst zu wenig Aufmerksamkeit erhalten würden. Dabei entstehen viele neue Ideen und die Zusammenarbeit in Unternehmen werden gestärkt.

Eine stabile Unternehmenskultur gilt als Voraussetzung. Das Produkt und der Service am Kunden verändert sich stetig und passt sich den Marktbedürfnissen an. In dieser Kultur dürfen Fehler gemacht werden. Nur so trauen sich die Mitarbeiter aus ihrer Komfortzone heraus. Der Mitarbeiter stellt sich eher die Frage „Was ist für das Unternehmen wichtig?“ anstatt was ihm selbst wichtig wäre. Dafür benötigt es Vertrauen, welches von allen Ebenen des Unternehmens gelebt werden muss. Mitarbeiter erfahren widerum selbst Vertrauen von der Chefetage, wenn sie Eigenverantwortung über ihren eigenen Bereich übernehmen.

So, und ab morgen arbeiten wir agil? Leider ist es nicht so leicht umsetzbar. Betroffene müssen Beteiligte werden. Es ist ein längerer Prozess, welcher idealerweise vorbereitet und begleitet wird.

• Es gibt keinen Plan von A bis Z an welchen sich jeder halten muss. Laut agilen Methoden werden kleine Schritte geplant und auf Grund der Zwischenergebnisse weitere Schritte geplant. Diese Zwischenschritte werden so lange durchgeführt bis das Projektziel erreicht wird.
• Arbeitsteams übernehmen die Entscheidungen und dessen Verantwortung. Die Rolle der Führungskraft verändert sich somit gegenüber der starren Arbeitsmethode.
• Das Team kontrolliert sich selbst, entscheidet selbst wann und wie es etwas tut. Hindernisse werden gemeinsam vom Team bewältigt. 

Darüber hinaus benötigt es die obengenannte Arbeitskultur. Für ein gut funktionierendes agiles Team ist es unabdingbar offen kommunizieren zu können, den Mut haben Neues zu probieren, Fehler zu akzeptieren und diese gemeinsam im Team zu beheben. Außerdem muss sich jeder einzelne auf das Wesentliche fokussieren können und bereit sein mit Eigenverantwortung seine Höchstleitung zu erbringen. Ganz wichtig: der Respekt gegenüber Andersdenkenden und Feedback zu geben bzw. zu erhalten muss gegeben sein.

Es gibt Fehler, welche das agile Arbeiten zum Scheitern verurteilen:

• Unterschätzung der Unternehmenskultur: Die Wandlung kann die Chefetage nicht allein vollziehen. Das mittlere Management sowie Mitarbeiter müssen an einem Strang ziehen.
• Fehlende Kommunikation: Selbstorganisierte Teams können Entscheidungen am schnellsten treffen. Die Organisation zwischen Teamleader und Chefetage muss gegeben sein.
  Arbeitsmethoden wie Scrum einführen und damit hat es sich erledigt: Scrum und andere Methoden sind Werkzeuge um agiles Arbeiten einzuführen. Die Denkweise der Belegschaft, und insbesondere der Führungskräfte muss sich mitverändern.
• Jeder möchte agil arbeiten: Stimmt nicht unbedingt. Manche Mitarbeiter tun sich schwer, ihnen fehlt die Orientierung und Anerkennung ihrer Arbeit. Fähigkeiten wie zuhören können und Einfühlungsvermögen sollte jeder Mitarbeiter mitbringen. Sogenannte „Agile Coaches“ können Mitarbeitern helfen zu reflektieren und selbstkritisch Verantwortung zu übernehmen.
• Teams arbeiten nur mehr autonom: Abteilungsübergreifende Entscheidungen werden von Gremien entschieden und aus diesem Grund gibt es weiterhin strategische Entscheidungen von oben.
• Das langfristige Ziel fehlt: Dieses bezieht sich nicht auf Umsatzzahlen, sondern hauptsächlich auf die Produkte und Serviceleistungen des eigenen Unternehmens. Orientiert am gemeinsamen Ziel sollten selbstständige Teams eigene Entscheidungen schnell und nah am Kunden treffen können.
• Ungeduld: Menschen benötigen den Faktor "Zeit" sich an das agile Arbeiten zu gewöhnen.